仕事の効率を上げる方法13選！作業が捗る！
作業をさっさと進めないといけないのに、なかなかはかどらない…
この時間にはやることをすべて終わらせてゆっくりするつもりだったのに、まだやることが残っている…
そんな経験はありませんか？？
今回は、「作業が捗らない」状態を抜け出すコツ、テクニックを紹介します。
仕事にしろ、勉強にしろ、ブログにしろ。作業効率を上げることによってみるみる成果が結果となって見えてきます。作業が捗るようになると仕事の進行も進むようになり、残業をすることはないし、有意義な時間を過ごすことができるようになるでしょう。
仕事やってるんだけど、勉強頑張ってるんだけど、いまいちできている気がしないなぁという方はぜひテクニックを身に着けてみてください！！
仕事をする前にやっておきたいこと
仕事場の整理を最初にする
まずやるべきことに取り掛かる前に、仕事場の整理をしてみましょう。
何かをする前に、作業場が汚れていたり、もので散らかっていてどこに何があるかわからない状態だったり。机が汚くなっていてどこに何があるかわからないような状態では、作業も手につきません。さぁ今から仕事するぞ！！という気持ちになっても、机の上が散乱していてパソコンを置くような場所もなければやる気が起こらないと思います。
僕は、目に見えるものが心に反映すると思っていて、散らかったものを見るとそれを見た人の心も散らかってしまう。何かをするやる気をそいでしまう原因にもなります。
そして、どこに何があるかわからないような状態だと、何をするべきかも忘れてしまうことが多くなります。スケジュール管理や、誰かからこれやっといてねと言われたことも、散らかった机の上の書類とともに埋もれてしまうもの。机の上がゴミだらけになってしまうと心のスイッチを入れるのにも時間がかかるので、まず作業をする前に作業場を整理する習慣をつけておくとよいです。
どこに何があるかわかっている人、どこに何があるかわからない人とでは、することにスピードの差が出るのは当たり前ですよね。
また、作業場の整理は心の整理です。何をするべきかもわかりやすくなるので頭の整理にもなります。頭の整理が普段からできている人は、話し方も上手い印象があります。そして、そういった人は作業の効率もよく、机の上もきれいです。
整理整頓ができる＝仕事ができるの構図は、因果関係なのか相関関係なのかわかりませんが、何らかの関係があるとみていいと思います。
作業場の整理ができている人は頭の整理もその時にやっているので、作業効率に違いが出てくるのでしょう。まず、作業に取り掛かる前に作業場をきれいにするといいでしょう。
脳が覚醒している時間帯に一番重要なタスクを入れる
その日の中で一番やらなければいけない事柄を脳がフル回転している時間帯にすることは効果的です。一般的には、脳は起床してから段々とエンジンがかかり始め、そのピークは大体午前10時頃～12時くらいと言われています。
そこからはいったん脳は落ち着いてしまうので、できるだけ重要なタスクは午前10時からお昼休憩の間にすると作業が捗ります。お昼ご飯を食べたら眠たくなってしまうので、お昼前にやってしまうことはやってしまいましょう（笑）
そのためには、意図的にその日のするべき作業をあらかじめリストアップしておき、重要度が一番高いものを脳が覚醒している時間帯に優先的に入れていくようにしましょう。
また、先ほどもちらっと触れましたが、13時から15時くらいは脳がいったん落ち着いていきます。ご飯を食べた後は消化活動も脳はしないといけないので、動きが鈍ります。こういった時間帯も存在するので、脳の働きが若干鈍る時間帯にあまり頭を使わない作業を入れるとちょうどいい感じになると思います。
脳を起こして作業の準備をする
いざ仕事をしようと思った時に、頭が上手く回らないといった経験はありませんか？脳は、いきなり何かをしようと思ってもいきなりフルスロットルできるわけではないのです。
脳は筋肉と同じです。筋肉同様、ウォーミングアップをせずいきなり運動しようとしても上手く動きません。仕事の入りに頭が冴えた状態で迎えるのに、やっておいたほうがいい習慣もあります。
脳を動かすのには、五感を使うことが有効だとされています。音を聴いたり、目で何かを見たり。個人的には五感の中でも目と耳を使うのが一番簡単で頭も冴えるのではないかと感じています。
僕がおすすめするのは、朝ウォーキングです。ランニングも負荷をかけない程度なら効果的です。
（朝に負荷をかけると心臓の負担につながるので注意してください！！）
外に出るのが面倒くさいという人は、スマホで音楽を聴いてみたり、新聞を読んでみたりすることも脳を起こすのに効果的です。特に新聞のニュースを読むことによってさまざまな情報を取り入れることができるので仕事ができる人はやっている習慣でしょう。紙媒体は目にも優しいのでそこも優秀だと思います。そして見やすい。
脳の軽いウォーミングアップという意味で、
・軽く体を動かす
・音楽を聴く
・新聞などを読む
これらは適している行動だといえます。
音楽を聴きながら散歩をする、新聞に書いてあることを声に出して読むなどすればさらに効果倍増が見込めます。
作業効率を上げるコツとは？？
最初は簡単なことから
よく、「好きな教科から勉強するか、苦手な教科から勉強するかどっち？？」というような質問を目にします。
僕は断然「好きな教科から勉強する」派です。
（僕のことは聞いてないって？？）
というのは、好きなことからすることでテンポがよくなるからです。テンポは大事
先ほども、仕事の最初は軽く片づけをしようと書きましたが、これも比較的簡単にできる仕事だからです。難しい仕事より、先に簡単な仕事を。好きか嫌いかは置いといて。
簡単な仕事は時間がかからないのでサッと終わらせることができます。掃除などは1時間もかからないですからね。
そうすると、どのようなことが人間の脳で起こっているのか。
難しい仕事、簡単な仕事に関係なく、
「何かを終わらせた」
という実績が、脳を刺激します。
脳は、やることを一つ終わらせたことによって達成感を覚え、快楽につながります。簡単なことでも、一つ作業を終わらせたことによってなんだか気分がよくなる経験をしたことがあるのではないでしょうか。特に、簡単な仕事を一気にやると達成感を覚え、また仕事がスムーズにできているようにも感じますので比較的簡単で好きな仕事から手に着けるとテンポよく作業が進んでいきます。
実際達成感を覚えた脳ではドーパミンが出ており、興奮状態になるとともに脳の回転数も上がっているようです。
好きなことから、苦手なことから、これは人によってあったスタイルがあると思いますので強制はできませんが、作業の順番にこだわりがなかった方は、ぜひ簡単なことからやってみることをおススメします。
作業にはすべてに「制限時間」を設けるようにする
作業をやっていると、やっぱりダラダラしがち。締め切りに追われているとすごい力を発揮しそうですが、特に追われている作業でもなく、誰かに追われるようなこともなければ、作業のスピードが落ちがち。
そんな時は、作業ごとに制限時間を設けるといいと思います。
僕はブログを書くとき、時間制限を設けるようにもしています。記事を1時間で書くときは1時間の制限時間を、サッと書いてしまいたいときは15分の制限時間を設けたりしています。
締め切りを自分から作るという行為は自分を追い込むことになりますが、意志があれば逆にプラスになること間違いなしです。この時間までに終わらせるぞ！！という制限を設けることによって作業の集中にもつながります。結果速く終わったり、やる気の出ない作業も乗り越えられたりします。
逆に、休憩中にスマホをいじるときも、制限時間を設けることによって過剰なネットサーフィンを防げたり、ゲームのし過ぎを止めることができます。
制限時間を設けるのに適しているなと思う作業は、単純作業ですね。
メールの返信や、スケジュールの確認、ミーティングなど、サッと終わらせてしまいたいことに応用するといいでしょう。
休憩もしっかりと入れる
作業はやっていくごとにどんどんと効率が落ちていきます。なので休憩を入れることも必要です。脳は筋肉と似ているということをお伝えしました。脳も筋肉と同じで、使いすぎるとどんどん力が出せないようになってきます。
運動するときも適度に筋肉を休めるように休憩を取ると思います。脳も同じです。休憩をしっかり与えてやることが、作業効率を落とさないコツとなっています。
人間の脳は大体45分くらいが連続して集中できる時間というのは有名な話です。学校の授業も45分間なのはそういうことだと僕は聞きました。大学の講義が1時間30分なのはたぶん大学教授が小学校の先生より頭わｒ
大学も45分にしてくれ（切実）
……大学の愚痴になってしまいましたが、話を戻します。人間の脳は45分間くらいは集中できるようです。なので、作業をするとき、仕事をするとき、勉強をするときは、
「45分間集中＆15分休憩」くらいがちょうどいいのではないでしょうか。というかちょうどいいです。わかったか大学
45分の作業、15分の休憩という風にきっちり時間管理を行っていけば、リズムも生まれるのでテンポがよくなるでしょう。作業のテンポは意外に大事です（2回目）
途中でも作業をきっちり45分で終わらせるのも時には大切です。
ぶっ通しでできそうに感じる日もあるかもしれませんが、しっかりと割り切って休むことも一つの仕事。特に現代はパソコンと向き合うことが増えてきたのでだんだんと視線が前に俯きがち。現代人に猫背が多くなっているのはこういった背景があるからですし、姿勢が悪くなってきているのもデスクワークが多くなってきているから。
パソコンやスマホを触る時間も多くなってきているので眼精疲労もたまりやすくなっていまいます。目が疲れたら肩こりにもつながりますし、長時間の作業はお勧めできません。時間を決めてやるときはやる、休憩するときは休憩するようにすることが大事です。
やることに変化をつける
やることに変化をつけると作業が長続きします。昔、1か月1万円生活で有名な某番組のとあるコーナーで某芸人がひたすら内職をする…といったものがありました。
ひたすらボールペンを組み立てるような作業です。
僕はその番組を見て思いました、「こんなの8時間もやってられない」って。
これは単に飽きるからなのだと思いました。お金がもらえるのだからやるのだけど、やっぱり同じことの繰り返しは面白くない。飽きてしまう。
最初の仕事は楽しいけれど、だんだん慣れてくるにつれてやりがいが薄れていってしまう…
このようなことは、誰もが感じるでしょう。だって脳がそうなるようになっているのですから。脳はいろんなことをすることで活性化します。昔の人間が脳を発達させたのはいろんな不規則の出来事に対応してきたから。生きるか死ぬかのサバイバルな環境下で、いろいろ考え試行錯誤した結果脳を発達させたのです。
脳は変化を好みます。
同じことの繰り返しでは脳は喜びません。
ですから、仕事に変化をつけてみるのが作業効率を上げるのに有効な方法です。いろんな作業・仕事を混ぜるようにして予定を組んでみるといいと思います。簡単なタスクをこなした後は、難しいタスクをやってみるとか。オフィスでする仕事をやった後に、外に出る必要のある仕事を入れてみるとか。
勉強も同じです。数学ばっかりやっていても飽きてきます。数学を勉強した後は暗記科目の歴史を挟んでみるとか、変化をつけてすることによってダラダラせずに進めることができます。これも作業効率化のテクニックの一つと言えます。
学んだことをアウトプットする
学んだことは忘れてしまいがち。脳はどんどんやらないことは忘れていくようになっていきます。筋肉と同じで、鍛えなかったら衰えていくのです。
ですから、一度覚えた知識は自分の中で蓄積したままにするのではなく、いったんアウトプットしましょう。アウトプットの方法はなんでもいいです。
・メモに書いてみる
・声に出してみる
・人に教えてみる
特に、人に教えてみるのは記憶の定着に役立ちます。アウトプットするなら、自分が学んだことを誰かほかの人に教えるようにしてみましょう。
脳は本来の3割くらいも力を出していません。人間には潜在能力があるのですが、構造上できません。いろんな活動にエネルギーを使うために、脳は怠けないといけないようです。ですから、脳は程よく忘れることができるようになっているようです。
だから、鮮烈に記憶に残るような事柄以外のことは案外簡単に忘れてしまいます。だから、一度学んだことでも忘れてしまうことが多いのです。一度学んだ技術も、忘れてしまったらまた学びなおしたり調べたりする必要があります。
これは人によっては時間の無駄になってしまうでしょう。作業のスピードにも支障をきたします。ですから、日ごろからアウトプットをすることによって、大事なことは忘れないように、またどこかですぐ使えるようにしておきましょう。それができる人は、自分の脳の中にある様々な記憶を応用して新しいモノを創造する、なんてこともできるようになるでしょう。
仕事や作業が終わった後は
一人で愚痴を言う
よく、飲み屋に行くと社会人が上司の悪口を言ったり、会社の悪口を言ったりしています。愚痴を言い合うための飲み会って多いですよね。
これは、人間の汚い部分のように思えますが、ストレスを発散するためには効果的なことではないかと思います。どんなにストレスに対して強いと思っていても、貯めすぎて自分を壊してしまう人はたくさん見てきました。ストレスをためすぎないようにするためにも、上手くストレスを発散するようにしましょう。
そのためには、休日にスポーツをしたり、休日に子供と戯れたり、ゆっくり休んだり…
ストレスを発散するタイミングは確かにありますが、「何かをしてストレスを発散する」のにはまとまった時間や場所が必要かもしれません。
一人で簡単にできるストレス発散法として、愚痴を一人でつぶやくのがいいかと思います。
愚痴は誰かに共感してもらいたくて誰かに言いたくなるけれども、かえってそれが自分の評価を下げることにもつながる可能性もあります。
「あいつまた人の悪口言ってた」ということを周りに印象付けてしまったら自分の評価が下がって息苦しくなることもあります。
そういった可能性も踏まえて、独り言で人の愚痴を言うことはストレス発散法として最小の被害に抑えることになると思います。また、愚痴を言っているうちに恥ずかしくなって怒りを抑え自分を落ち着かせることもできるかもしれません。
自分が愚痴を言っているのを自分が聴くのですから、愚痴も客観的にとらえることができるのではないでしょうか。冷静さを取り戻すこともできますし、そもそもわざわざ飲みに行かなくてもできるのでお金の節約にもなります。自分が愚痴を言っているのが誰かにばれる確率も低いですし、リスクも減らすことができます。
なにしろ、簡単にできるストレス発散法なので、ストレスをため込んだまま次の人に持ち越すことが少なく、仕事に早く取り掛かることにつながりそうです。
リラックスする
ストレスを忘れることができるときは、やはり好きなことをしているときですよね。僕は音楽が好きなのでしんどいことをした後は音楽を聴いたり、ゲームをしたりしてある一定の娯楽を取り入れるようにしています。
テレビを見たり、お風呂に長く使ってみたり。どんな形であれいいと思いますが、仕事の疲れを持ち越さないように何か自分の好きなことをしてリラックスできる時間を作ると心身ともに安らぎます。
仕事とは別に自分にノルマを課す
脳は物事の大きい、小さいにかかわらず、何かを達成することによって達成感を得ることができ、幸せを感じるということをお伝えしたと思います。
仕事だけでなく、何かプライベートでも自分にノルマを課してみるのも人生を充実させるうえで効果的です。
例えば、
・一日15分間歩く時間を作って毎日歩く
・家で筋トレを毎日する
・毎日外食にせず料理に挑戦してみる
などなど、仕事とは別に自分にノルマを課すことによって、ノルマ達成の幸福感を得られるようにします。もちろん、自分が楽しんで継続できることをするというのが大前提にはなりますが！！
どんな小さなことでも、毎日やると決めていたことを達成できると少しうれしくなったり、充実感を得られたりといい効果が期待できます。僕は毎日15分でも運動をしようと考えていて実践しているのですが、やり切った後の達成感は毎日に刺激と充実感を残してくれます。
個人的には、「汗をかくこと」＝運動的なものをするといいです。汗をかくと快楽物質も出るそうなので結構おすすめです。
次の日の作業を捗らせるためにしておくこと
次の日の予定を大まかでいいから決めておく
出来れば寝る前に、次の日にどうやって仕事をしていくか、どうやって作業をこなしていくかのシミュレーションを簡単にしておきましょう。頭の中でイメトレをしておくことによって、次の日の動き方が頭で描くことができます。
いざやろうと思っていても、頭の中でどう動くと効率がいいのかを考えていなかったら、やはり少し作業効率に支障が出たりします。メモを取っておいて、次の日の朝に確認するのもいい方法だと思います。
「朝になると頭はぼーっとしている」ことが多く、寝ている間にいろんなことを忘れていることも珍しくありません。朝は脳がぼんやりしていることが多いために、今日は何をすればよかったのだろうと自問自答することも少なくありません。やることを明確に覚えておくために、前日にサッと確認しておいたり、メモに残したりしておくことが簡単に実践できていい方法だと僕は思います。
また、メモに「その日やろうと思っていたことができていたか」を確認するという習慣もおススメです。一日の終わりに当日の結果を軽く確認するという行為を挟むことによって次の日にすることも見えるようになります。やることが決められていたら、次の日には作業に早く取り掛かることができますよね。
睡眠の質に配慮する
いざ何かをやろうとしてもなかなか集中できなかったり、朝眠たかったりするのは、「上手く眠れていない」可能性があります。
睡眠の質によって作業効率に差が生じてくるということは言わずともイメージできると思います。睡眠の質に細かく配慮する必要はありませんが、最低限やってはいけないこともありますので、以下のことに注意していただければと思います。
・激しい運動
・お風呂に入る
・コーヒーを飲む
・テレビやスマホをいじる
・酒を飲む
・指を細かく動かすようなこと
これらは就寝の直前にしてはいけないこととして広く認知されています。理由は脳を起こしてしまうからです。激しい運動やお風呂は就寝の1・2時間前にすると寝つきがよくなりますが、就寝直前にやってしまうと興奮状態になるのでかえって逆効果です。コーヒーにはカフェインが入っていて、眠気覚ましの効果がカフェインにはあるのでコーヒーを練る直前に飲んで寝ることは難しいでしょう。
酒を飲めばよく眠れるというのは間違った認識です。飲みすぎると眠たくなる人は飲酒が効果的のように感じ、睡眠薬としてお酒を飲む人がいるようですが、飲酒は睡眠の質を下げているのでこれも逆効果です。
指を動かすようなことも、神経を使いますので、脳を起こすことにつながります。指を動かすことも一種の運動になりますので、すぐに寝れるようにしたい場合にはこの行為もNGです。指を使うようなことと言えばやはりパソコンでしょう。パソコンは光も発しているので寝る前にするとぐっすり眠れません。寝る前のブログ更新は睡眠の質に関して言えばよくない行為なのでちゃんと寝たい人は控えるようにしましょう。
作業効率を上げる方法のまとめ
いかがだったでしょうか。日々作業に追われているあなたにとって、今回の記事の内容が役に立てば幸いです。もし作業効率が落ちていると感じたなら、
・仕事場にいるときの仕事のやり方
・仕事の順番、工夫ができているかどうか
・家にいるときに準備ができているか
・ストレスをためすぎてはいないか（心の状態は大丈夫か）
を見直すことが大切です。労働・勉強・作業は、体の問題もそうですが、心の状態も健全であることが効率化へのカギになると思います。また、脳の状態は自分でも気づきにくいので、疲れていたり作業が難航していたら脳が疲れていると考えるのがいいでしょう。自分のやり方が間違っていないか、もっと工夫できないかを一度考えてみることをおススメします。
以上、簡単な紹介になりましたが、これからのヒントになれば大変うれしく思います。この記事に書いてあることから何かを得られたなら、ぜひぜひ次の作業から活用していってほしいと思います。
少し長い記事になりましたが、最後まで読んでいただきありがとうございました！！
それでは！
